Грамотное документальное сопровождение должно сопутствовать любой серьезной сделке, а значит и перевозке грузов. Мнение, что для сопровождения достаточно техпаспорта, накладной и прав, ошибочно. Для бухгалтерского учета заказчика, отчетности водителя и проверки государственными контролирующими органами необходимо несколько групп различных документов: документы на товар, на транспортное средство и документы водителя.
Глава «Перевозка» Гражданского кодекса РФ определяет общие правила грузоперевозок, а следующая 41 глава, «Транспортная экспедиция», регламентирует обязанности экспедитора. Форма всех необходимых документов должна соответствовать законам и постановлениям Правительства РФ.
Документы, которые необходимо оформить перед доставкой грузов по России.
Во-первых, это документы водителя. Конечно, прежде всего, водительское удостоверение, но это далеко не единственный необходимый документ. Если планируется перевозка опасных грузов, для которых нужна специальная лицензия или особое разрешение, то водитель должен иметь соответствующий документ: лицензионная карточка или свидетельство о допуске. В случае перевозки негабаритных, а так же особо тяжелых грузов, требуется специальное разрешение. Кроме того, необходим специальный пропуск, оформляющийся в ГУ ОБДД (ГИББД).
Водитель, не являющийся собственником автомобиля, перевозящего груз, обязательно должен иметь доверенность на вождение от владельца транспортного средства. В идеале, для подтверждения того, что водитель — наемный работник, а не частный предприниматель без регистрации, он должен иметь копию трудового договора. Поэтому, если для грузоперевозки нанимается экспедитор, то с ним заключается договор, который он берет в поездку.
Вторая группа – это документы непосредственно на транспортное средство. В эту группу, прежде всего, входят регистрационные документы: страховой полис, ПТС, талон о прохождении техосмотра. Следующим важным документом для каждого рейса является путевой лист, который при самостоятельной перевозке оформляется отправителем груза, а в случае работы с транспортной компанией, ее бухгалтерией. Путевой лист создается для контролирования работы водителя и транспортного средства. Это один из самых главных транспортных документов. Выдается на период не более месяца с обязательным указанием срока действия. Перед принятием груза водитель обязан предъявить отправителю путевой лист, наряду с водительскими документами. Отправитель груза обязательно отмечает в документе время подачи транспортного средства для погрузки.
Путевой лист содержит исчерпывающую информацию об автомобиле, пробеге и о самом водителе. Например, в нем указывается время, когда был произведен медосмотр водителя, как до, так и после рейса. Путевой лист подтверждает расходы на использование горюче-смазочных материалов. С этой целью в нем отмечается километраж в начале каждого рейса и в его конце. В нем же указывается маршрут машины, а так же, время выезда из гаража и обратного въезда.
Обязательным документом для любых видов грузоперевозок является товарно-транспортная накладная, которая подтверждает акт совершения сделки и получение покупателем товара от поставщика. Существует два подраздела товарно-транспортной накладной: товарный и транспортный. В товарном разделе фиксируются отношения между отправителем груза и его получателем, практически, факт продажи товара. Этот раздел накладной является основанием для списания товара со склада отправителя груза и его принятия на складе получателя. Второй раздел накладной регламентирует отношения между грузоотправителем и перевозчиком. В транспортном разделе производятся все расчеты за перевозку грузов. Кроме того, он служит для учета и контроля транспортных работ.
Товарно-транспортная накладная обязательно должна отдельно выписываться на каждую поездку. Все поля полностью заполняются, а не заполненные графы прочеркиваются. Для каждого грузополучателя отправитель составляет отдельные накладные. Если на автомобиле отправляется сразу несколько партий товара для разных получателей, то на каждую партию должна выписываться отдельная накладная.
Товарно-транспортная накладная обычно существует в четырех экземплярах. Первый остается у отправителя для основания списания товара со склада. Если во время
погрузки нарушилась целостность упаковки, размещение товара или его крепление в кузове, то водитель вносит соответствующие поправки в накладную, а отправитель обязательно их заверяет. Оставшиеся три экземпляра документа отправитель отдает водителю. Документы действительны, только в случае, если они заверены подписью и печатью отправителя, а также подписью водителя. Один экземпляр товарно-транспортной накладной отдается получателю при сдаче груза. Если товар был поврежден в пути или частично утрачен, то получатель составляет акт. Этот документ является основанием предъявления претензий поставщику в последующем. В этом случае, в накладной должна ставиться отметка о том, что акт составлен. Последние два экземпляра накладной передаются в бухгалтерию организации, осуществляющей перевозку.
Если покупатель товара сам его забирает у поставщика и доставляет его на свой склад самостоятельно, то товарно-транспортная накладная не требуется, вместо нее используется товарная накладная для оформления акта продажи товара сторонней организации.
Сам груз зачастую требует оформления ряда специальных документов. Например, если это продукты питания, то понадобится или сертификат или удостоверение качествапродукции. Если груз скоропортящийся, то необходим лист контроля температуры груза и температуры воздуха в кузове. Он оформляется либо владельцем автомобиля, либо экспедитором.
При перевозке животных оформляется ветеринарное свидетельство, а так же карантинный сертификат. В перечисленных ситуациях требуется санитарный паспорт на транспортное средство, который выдается Госсанэпиднадзором.
Правильно оформленные документы необходимы как при самостоятельной доставке груза, так и при работе с транспортной компанией. Экспедитор, не получивший всех необходимых документов на груз, вправе отказаться от заказа.
24.04.2013, 5692 просмотра.